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　　‧擔心遺漏重點，總是將投影片頁面塞滿滿？
　　‧煩惱呈現方式一成不變，特別使用動畫設計？

　　其實，簡報的目的是「讓提案通過」，所以最重要的是打入主管、老闆及客戶心坎，成為他們眼中的最佳選擇。

　　簡報諮詢顧問天野暢子，深知「提案者」與「決策者」雙方的心理，指導過的簡報往往不用口頭說明，就能讓提案通過。她指出，大多數人以為資料只是簡報的一部分，但事實上資料便代表整個簡報，如果懂得抓住訣竅，即使只用一張A4紙，又不善於言詞，決策者照樣會買單。

　　◎掌握5項重點，讓決策者爽快說YES
　　什麼樣的簡報能引導提案快速通過？製作資料時，必須思考決策者的立場，掌握5項重點。
　　•目標（Goal）：對「什麼事」造成「怎樣的影響」？
　　•親切（Hospitality）：怎麼做最能貼近對方需求？
　　•原創（Originality）：是否展現獨特性？
　　•實用（Usability）：是否化繁為簡，讓對方「只需要做決定」？
　　•簡化（Simple）：不依賴口述，誘導對方用直覺判斷就同意。

　　◎遵守6個步驟，輕鬆製作魅力簡報
　　「今天，蘋果讓世人對手機從此改觀。」賈伯斯一句話，撼動全場聽眾。製作簡報資料，想要這樣有力道，必須內容重邏輯，編排具巧思，貼近決策者的需求，共有6個步驟。

　　•第1步：善用6W2H，篩選你蒐集的資料
　　一開始不要先瞎忙找資料，得依循6W2H原則規畫格式：做什麼、對象是誰、花費多少、怎麼做等。而且在整個過程中，得不斷確認是否符合原則，才不會混亂失焦。

　　•第2步：分類、留白的版面設計，展現獨特性
　　資料要切合決策者的物質利益與情感利益，但一口氣全部攤開，只會讓人眼花撩亂，得學習超市DM加以分門分類，然後規畫出簡報草稿，並處理細節。
    
　　小祕訣1：數據與官方資料最具有說服力。
　　小祕訣2：留白最能凸顯重點，但如何安排位置與比例？

　　•第3步：文案力，決定報告是否夠犀利
　　一般文章的結構是起承轉合，但商用簡報一開始就得破題，提出對方感興趣的結論，並用標題帶出重點。最簡明易懂的句型是「什麼事+怎麼樣」。
    
　　小祕訣1：如何下標？怎麼控制字數？看看Yahoo新聞就知道。
　　小祕訣2：條列式敘述最有助於迅速理解，還有層級規則、段落區隔等5種手法。

　　•第4步：用圖像效果，創造3種優勢
　　大量文字容易讓人疲乏，用圖片、表格、照片傳達訊息，不僅能讓人對提案產生共同解讀、強化記憶，還能迅速引導決策。原則是一頁傳達一個主題。
    
　　小祕訣1：圓餅圖呈現比例、曲線圖表現變化，長條圖顯示……。
　　小祕訣2：比較2種以上的訊息時，要製作「複合式表格」。

　　•第5步：魔鬼就藏在編輯的細節裡
　　從顏色、字體、字級的變化，到頁首與頁尾的空間運用，留意這些細節，就可以確立簡報風格，方便閱讀者找到關鍵訊息。
　  
　　小祕訣1：不同目的選用不同顏色，更容易脫穎而出。
　　小祕訣2：變化字級與字體來強調重點，但最好控制在3種以內。

　　•第6步：避免功虧一籄，不可忽視最後確認
　　無法成交、產生誤會……通常是因為我們沒做最後檢查。因此，不想栽在最後一哩路，你得注意五個常見失誤。
    
　　小祕訣1：檢閱錯漏字和資訊來源，確保內容值得信賴。
　　小祕訣2：做好列印與裝訂，以顯示製作者的常識與用心。

　　◎專家級技巧和實戰案例分析
　　另外，本書更提供9個專家級技巧，不管是做投影片還是書面資料，都能事半功倍。而且，搭配9個實作案例，從預算報告、內外部提案到媒體新聞稿等，馬上能派上用場。

得獎紀錄

　　★日本亞馬遜電子書第一名

名人推薦

　　TED×Taipei 創辦人&立法委員  許毓仁
　　簡報教練、職場專欄作家  謝文憲

　　＊此書為《簡報的藝術》第二版

作者簡介    

天野暢子
    
　　曾任職廣告代理商、滑雪場諮詢顧問公司、遊戲廠商公關部門。2006年創業成立「Presentation・Concierge」，主要提供客戶簡報諮詢服務。在広島修道大學，擔任兼任講師，指導簡報理論。
    
　　站在廣告商、媒體、企業主的立場，不論是從「提案者」或「決策者」的角度，製作簡報、企畫書、新聞稿、廣告文案、記事報導都擁有豐富的經驗。而且，長年審閱電視新聞節目，能把瞬間吸引人的呈現及傳達手法，應用在簡報上。在很多個案中，不用開口說明，只靠書面資料就通過。
    
　　著作有《不必說話就贏的簡報術》、《看電視學簡報技巧！》、《PowerPoint的簡報力講座》等。

譯者簡介    

林佑純
    
　　淡江大學應用日語系畢業，曾在日商企業擔任祕書，現為專職譯者。熱愛旅遊及接觸世界各地文化，相信任何類型作品皆有迷人之處。翻譯作品類型有奇幻、文藝、心理、財經、休閒等，期許自己成為廣度、深度皆具的日文譯者。
    
　　譯作有《交辦的技術》、《向上管理的技術》、《爸媽不該對孩子說的55句話》、《回話的藝術2》、《如何從聊天中得利》、《經營之聖的絕學》等（以上皆為大樂文化出版）。

前言　簡報是一種引導決策者下決定的藝術！

STEP 1　善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料
要做什麼──確認決策者到底要聽哪些資訊
由誰執行──展現個人風格，也考慮使用者立場
到何時為止──訂定截止期限，以小時為單位
地點在哪裡──場合不同，資料類型隨著改變
為什麼這樣做──不要忘了你背後要達到的目標
目標對象是誰──了解決策者的背景資訊，以免自吹自擂
如何執行──不論紙本或電子檔，都用PDF儲存
花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵

STEP 2  吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性
大量採用數據與官方資料，讓論述更有力
如何用「物質利益＋情感利益」，讓對方心動？
切記！「3」是最容易記住的魔法數字
模仿超市DM來分類資料，讓複雜報告變簡單
套格式的排版樣式，還不如獨創自己風格
文字直排橫排有學問！最重要是考量閱讀是否方便
簡報10頁以下最理想，最好能讓對方數秒就掌握內容
30％留白最能突顯重點，因為顏色花使聽者心情躁
先擬訂設計圖再處理細節，以免重複做白工

STEP 3  文案力，決定你的報告是否夠犀利
一開始就破題，是為了……
用利益點與數據下標題，有3種手法
標題的字數該是多少？學學Yahoo新聞
內文文案的基本句型：什麼事＋怎麼樣
「條列式敘述」清楚有力，但得遵守5個規則
讓數據發揮500％的效果，該怎麼做？

STEP 4  巧妙使用圖表，打造120分的視覺效果
多用圖像取代文字，刺激眼球好記憶
切記一頁一圖表，因為太多反而模糊焦點
眼睛適合看Z字型排版方式，重點要放在頁面左上角
用表格框線的技巧，讓最重要的數字跳出來
圓餅圖、長條圖……，其實有不同的用途
加入圖片與照片，能觸發對方的感動與想像

STEP 5  魔鬼藏在你不知道的編輯細節裡
用對方公司喜歡的顏色，但最好控制在3種以內
慎選字型變化，以免報告顯得輕佻
調整字體大小，製造層次來強調想表現的重點
活用頁首頁尾空間，讓閱讀順暢無阻

STEP 6  別漏掉最後確認，以免鬧笑話收拾不了
你忘記寫截止日期與聯絡人嗎？那就很難成交！
錯字、漏字及錯誤訊息檢查了嗎？小心誤會虧很大！
半形、全形混搭嗎？這樣會讓對方覺得你不細心！
列印與裝訂漏頁？製作者用不用心，看這裡就知道！
跟對方確認寄送過程了嗎？沒收到你不就白搭！

實戰I  九個專家級技巧，一次學會！
技巧1 用框線與儲存格，強化表格重點
技巧2 藉由圖像與圖解，引導聽者加深理解
技巧3 加入照片與截圖，添增真實感
技巧4 物件排列井然有序，穩定版面整潔
技巧5 設定投影片母片，有效凸顯特色
技巧6 PPT翻頁、動畫及彈出功能，激發對方好奇
技巧7 投影與紙本的重點不同，使用時得多點巧思
技巧8 設定排練計時功能，適當調整頁數與資料量
技巧9 備妥紙本資料，因應簡報突發狀況

實戰II  九個專家級案例分析，馬上派上用場！
案例1 例行會議通知（Word）
案例2 內部企畫、預算報告等直式企劃書（Word）
案例3 外部提案、企劃等橫式企劃書（PowerPoint）
案例4 媒體邀請函、新聞稿（PowerPoint）
案例5 活動傳單（Word）
案例6 業務會議資料（Excel）
案例7 視察報告書（Word）
案例8 應徵、專案負責人的職務經歷書（Word）
案例9 專案企劃書（PowerPoint）

後記  為了讓提案通過，請馬上鍛鍊你的簡報資料力！

STEP 1　善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料
 
花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵
 
How much：花費多少錢？
 
◎影響決策的3個關鍵費用
 
左右決策的重要因素之一是「成本考量」。無論再怎麼出色的企劃點子，若少了「費用」這項關鍵要素，便無法做出判斷。
 
費用又分為三種：①對方支付的費用、②免費、③對方獲得的費用，這些費用又稱為成本，是影響最終決策的重要關鍵。
 
①是對方必須負擔的費用，也就是需支付的成本。如果能以「定價是十萬日圓，不過我們願意提供七萬日圓的價格」這類說法進行溝通，提供適當優惠的資訊，比較能打動對方的心。
 
②是沒有牽涉到金額成本的「免費提案」，像是「縮短時間」、「減少需要的人力」等看不到金額的實際條件。只要能讓對方感覺獲得優惠，也可以作為一種成本。請別忘了在資料上特別註明「免費」、「零花費」等強調的字眼。
 
◎特別強調對方可獲利的金額
 
③是對方可獲取的費用。其中，「辦妥相關手續，最高可獲得十萬日圓的優惠」、「在幾號之前，可以獲得三萬日圓的現金回饋」等，也屬於這類費用，適合特別提出介紹和強調。
 
在引導決策的過程中，成本是大幅影響決策的重要關鍵。內容沒有必要像報價單一樣詳細，只要列出個大概，讓對方得知相關資訊即可。
 
STEP 2　吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性
 
切記！「3」是最容易記住的魔術數字
 
Simple簡化→想表達的項目有幾項？
 
What：要做什麼？
 
◎項目標籤過多，反而更顯雜亂
 
如果想讓決策者知道許多訊息，但製作資料時卻不得要領，可能會因為內容過於龐大，反倒讓對方無法掌握重點。因此，愈是必須傳達的重要訊息（What），就愈應該在嚴選後簡化（Simple），再整理成重點。具體來說，嚴選資訊的最佳方法，就是整理成三大重點。
 
要記憶外來資訊，整理三項重點是最有效率的方式。我曾細讀不少簡報製作的教學書籍，無論哪一位作者，都強調「三項重點是傳達資訊的基本原則」。
 
會把「3」稱作魔法數字的原因，在於它是一個能夠自立的數字。請試著回想相機的三腳架。椅子的四隻腳雖然可靠，但在山上、溪邊等斜面處，還是以三腳較為穩定。3是一個「最小的穩定數字」。

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