圖書描述
每天30分鍾，從此不再忘東忘西，隨時掌握進度！
★雜亂的桌麵、小山般的文件
★永遠開不完的會議
★行事曆上有刪不完的待辦事項
★整天提心吊膽害怕有哪些事忘瞭做
你有上述任何一種睏擾嗎？
瑞典首席結構訓練師大衛・史迪宏教你運用「結構力」解決一切麻煩！
到底什麼是「結構力」？
★透過正確的「組織」安排，讓工作中的每一環節都能清楚記錄。
★精準「聚焦」於最重要任務，不再為瑣事而忙。
★運用「自動化」執行每日重復的工作流程，解放大量的時間去做更有意義的事。
隻要正確使用待辦清單、查核清單、筆記等道具，並且每天安排半小時執行一個書中所教步驟，31天後就能擁有想都想不到的流暢工作日！
Q：經常搞不清一天該完成哪些工作嗎？
執行DAY 2計畫：將所有工作都寫進待辦清單，注意，彆隻寫幾個字，請詳細記錄！
Q：桌上堆滿亂七八糟的文件，讓你分心嗎？
執行DAY 8計畫：善用「5公分文件清理法」打造清爽整潔的桌麵，不再因環境而分心。
Q：無法判斷事情的優先順序嗎？
執行DAY 11計畫：寫下最重要的目標，掛在每天都能看見的地方，即可輕易判斷優先程度。
Q：擔心工作進度落後嗎？
執行DAY 23計畫：製作一份「查核清單」，精準掌控時間，工作永遠超前完成。
每天一點小改變，把「結構力」內化成習慣，你的工作和生活將會變得不一樣，讓你從此不忙亂、不心煩、事半功倍，有更多時間享受自己想做的事。
本書特色
1.方法簡單清楚，工具隨手可得，執行不麻煩。
2.沒有含糊抽象的概念，完成任一天的計畫就能看見改變。
3.透過實際驗證有效的方式改造工作生活。
4.即使不小心中斷計畫，隨時都能再開始。
名人推薦
筆記女王 Ada
敦南新生活版主跟讀思寫文字溝通錶達力講師 Zen大
「大人學」共同創辦人 姚詩豪（Bryan）
時間管理講師 張永錫
胤嚮筆記創辦人 趙胤丞
著者信息
大衛・史迪宏（David Stiernholm）
瑞典首位結構訓練師，每年指導成韆上萬學員，遍及各種企業、政府機關、組織團體及大學教職員工，讓他們在工作和生活上更加順利，提升個人效率。
譯者簡介
陳重亨
淡江大學國貿係畢業，曾任《財訊快報》、《經濟日報》編譯，譯作散見於財信、皇冠、時報、遠流、臉譜、麥田、新星球、聯經、今周刊等齣版公司。譯有《行動的勇氣》、《鍵盤參與時代來瞭！》、《忍耐力》、《獲利的法則》、《自食惡果》、《大緊縮》、《失控的撙節》、《正如身體駕禦意識》。
圖書目錄
推薦序 抓齣工作背後的結構，就能成為高效達人
推薦序 做好時間管理，找迴優雅自己
序言 善用結構工具，大幅改善日常生産力
前言 結構是什麼？
PART1 組織：將工作安排的井井有條
Day 1 準備好你的結構改造計畫
Day 2 選擇你的工具
Day 3 將任務寫清楚
Day 4 休息日
Day 5 將待辦事項做好分類
Day 6 做好摘要總覽
Day 7 解決惱人的任務
Day 8 5公分文件清理法
Day 9 休息日
Day 10 安排固定的工作檢核流程
PART2 聚焦：把握當下最重要的事
Day 11 定下明確的目標
Day 12 確定優先順序
Day 13 緊急狀況清單
Day 14 減少不必要的會議
Day 15 休息日
Day 16 減少分心事物
Day 17 排齣專屬的「個人時間」
Day 18 提高開會效率
Day 19 設定「專案停車場」
Day 20 記得詢問期限
PART3自動化：讓工作執行更有效率
Day 21 為例行性工作設置提醒機製
Day 22 休息日
Day 23 用查核清單幫助自己
Day 24 讓查核清單使用便利
Day 25 從好的開始齣發
Day 26 找齣時間小偷
Day 27 精確微調筆記技巧
Day 28 任務不漏記
Day 29 文案迴收再利用
Day 30 運用到期備忘 資料夾
Day 31 恭喜，你已經衝過終點綫！
你想瞭解更多嗎？
緻謝
附錄一 任務過濾工具
附錄二 流程圖
參考書目與延伸閱讀
圖書序言
抓齣工作背後的結構，就能成為高效達人
敦南新生活版跟讀思寫文字溝通錶達力講師 Zen大
剛齣社會的時候，我在大型連鎖書店總公司擔任採購。採購工作是由許多細碎而繁雜的庶務組成，菜鳥時期的我，經常齣狀況，像是商品分類錯誤、下採購單時採購量不小心多瞭一個零( 供應商當然會很開心)、給門市的工聯單總是會忘瞭幾個小地方沒填⋯⋯
另外，採購工作的日常充斥著大量的會議，部門內部會議、跨部門會議、和供應商的會議等，會議經常冗長而無效率，耽擱處理自己手上工作進度的時間，隻好延遲下班。
麵對我工作上的睏局，主管給瞭我一個建議，讓我每天寫下自己的工作日誌。一開始，我是每天下班時迴想一整天的工作事項，逐一記錄，慢慢寫一陣子之後，逐漸能夠以比較宏觀角度鳥瞰自己的工作，摸索齣自己的工作輪廓與流程，理解採購工作在公司組織中的定位、與其他部門的分工⋯⋯掌握瞭隱藏在大量而細碎日常庶務工作背後，本書所傳授的「結構化流程」，以此套方法來安排、管理與執行自己的工作，慢慢的工作齣錯狀況減少，也不太需要加班。
日後我更將其應用在自己的Soho工作中，將工作區分成核心與非核心工作，每天早上跟自己開工作會議，寫下當天所有待辦事項、安排齣最佳的執行順序，並製作每日與每月工作進度管理簿，隨時檢核自己的工作進度，讓我每個月可以持續大量産齣近百篇文章，從事課程教學工作，還能遊刃有餘的閱讀數十本書。
讀本書時，我發現原來自己無意間做對瞭一些事情，做到瞭史迪宏在書中提及的不少讓工作更有結構化的祕訣，得以輕鬆處理貌似一盤散沙的大量工作( 碎片)。
本書將這套結構化的工作流程分成組織、聚焦與自動化三大部分，根據架構設計一套為期31天，協助商務人士改造工作流程的「結構化」模組，每天花30分鍾鍛鍊一個小技巧，利用書中的結構思維和檢核錶的使用，將工作組織化，聚焦在關鍵處，讓非核心部分自動化，減少消耗在此類工作上的力氣，最後得以更輕鬆的方式創造齣更高的工作績效。
推薦序
做好時間管理，找迴優雅自己
胤響筆記創辦人 趙胤丞
知名籃球教練約翰．伍登（John Wooden）曾說：「你要是沒時間把它一次做對，又怎麼會有時間重做呢？」看到這句話，腦中馬上齣現很多想法與對於生活的反思。對我而言，時間管理是要讓自己每天有效率地推進任務，而要能一次就把任務完成，需要心態、技術、經驗、能力等眾多因素的相互輔佐，其中專注能力跟時間管理能力更是影響成果品質高低的重要指標。
不知道你過去是否有跟我一樣的經驗，下定決心想要完成任務，但總因突發事件插隊，需要分散心力處理而感到焦頭爛額，成果品質與效率也相對降低。我心想這樣的情況若能減少或是避免發生，那該有多好！因此總是期盼有個結構或係統，當有突發事件時，可以有所依循，效率産齣也會相對較佳，這正是當初學習時間管理大師大衛‧艾倫（David Allen）發展的GTD（Get ¬Things Done，搞定）的初心。
當我拿到這本書時，便會心一笑，立馬在心中拍手叫好！「把所有的工作放到記事工具當中」無疑就是GTD的精髓所在。必須要先把所有事情盤點，透過對於目標「絕對有幫助」、「可能有幫助」或「絕對沒幫助」的判斷，纔能排列齣優先順序，聚焦能量與專注力完成最關鍵任務。
簡單說，你可把本書當作GTD時間管理入門版。由於現代人時間碎片化，作者大衛．史迪宏（David Stiernholm）很貼心因應此趨勢讓讀者透過「吃得下、記得住、用得齣」原則，把時間管理技巧與觀念拆解成31日訓練而習得。這樣做法看似很簡單，有人會覺得沒有高深技術含量，但學功夫最重要的就是蹲好馬步，打好基本功是運用時間管理高階技
巧的重要關鍵，否則基礎習慣沒建立好，進階時仍需把壞習慣重新調整，所花費心力將更龐大。
建議你可藉由本書檢視自己的時間管理盲點，透過「整理→聚焦→自動化」三步驟，開始思索「所有目標都要自己做？」、「哪些工作切分齣去由他人代勞，纔能讓自己全心全意聚焦最關鍵任務，做齣最好品質？」
隻要確實練習書中方法，就更能掌握時間、能量與專注力，讓自己用喜歡的姿態生活，活齣自己的人生，這不正是大傢所渴望的嗎？如果你也有這樣的期待，誠摯推薦閱讀本書，並以行動落實。期待你也能遇到更好的自己！
序言
善用結構工具，大幅改善日常生産力
最近，搬進瑞典哥德堡（Gothenburg）市中心的新辦公室，位在某棟老樓宅的頂樓，辦公桌前望齣去就是絕佳的頂樓美景，就算是下雨天也能遠眺南方瓦薩教堂（Vasa Church）的尖塔。寫這篇序言時，我正躺在思考時專用的豆袋椅上，旁邊是座有點裝飾過頭的壁爐。音響係統播放的是自己錄下的雨聲，當我思考時最愛聽這個。後來想到現在正在下雨嘛！就算不戴耳機，也能聽見外頭美妙的風聲和雨聲，這感覺就更棒。
這都要感謝待辦清單與「結構化」的工作流程，我纔能一邊躺在豆袋椅上，一邊使用膝蓋上的筆電寫稿，享受如此愉悅的工作氛圍。
寫稿是我現在唯一要做的事情，而且接下來兩個小時也隻需要做這件事情。今天要辦的事情就隻有打一通電話，我可以先寫稿兩小時，寫完以後再打就好。
我很快地查看電郵信箱，有些信必須今天迴覆，但稍後再迴沒關係。除此之外，待辦清單上需要馬上處理的事，都可以放到明天再做，因此我現在可以自由自在地寫稿，也很肯定這是現在唯一需要做的事情。這種安心、肯定的感覺，是我採用「結構」的原因之一，所以我說自己是個「結構師」（struktör）。
對我來說，結構讓我感到安心自在，不再疑心焦慮、有罪惡感。知道自己的大事小事都井井有條，不再拖延落後，讓我能夠享受工作，不再擔心煩惱。
我非常肯定這時不會有人來打擾，因為我把電話和電郵信箱都關瞭，連辦公室的門也關著。此外，由於我好奇心很強，喜歡東逛西瞧，所以現在也沒有上網，纔不會因為臉書、推特、部落格或其他網頁而輕易分心。
我瞭解自己，我喜歡檢查、核對各種大大小小的事情，所以我會先把自己要做的事情匯整成待辦清單，再一一執行、查核。按錶操課需要紀律，雖然我也不是什麼嚴守紀律的人，但是如果想建立更好、更有利的新習慣的話，已經決定的事情就一定要做到。嚴守既定計畫至少可以把自己的想法付諸實現，然後進行評估和檢討。
我辦公室的天花闆空空蕩蕩，隻有19 世紀留下來的灰泥壁飾，可能也是因為這個原因吧。我在思考、反省、想事情的時候，最喜歡抬頭看著天花闆。這是個很自由的空間，而且我發現隻要盯著天花闆就不會分心或鬍思亂想。那上麵沒有什麼視覺影像會吸引我的注意力，讓我可以全神貫注地完成思考。專心做一件事，當然效率就最好，這也是為什麼我的桌子一嚮保持乾淨，周遭環境也一定要打理整齊，盡可能杜絕雜亂。
即使這個世界越來越數位化，工作的時候還是會用到許多實體文件，所以我必須採用結構化的方法來儲存這些文件、筆記和印刷品，既不能隨意散置眼前，但也要容易找到。
幾年前，我就把活頁夾全扔瞭，因為老是看到文件夾、紙張零散在桌子上或書櫃夾層裏，讓我覺得心好纍。現在，我用一組在二手傢具店買的雷明頓蘭德（Remington Rand）
檔案櫃，把所有文件檔案掛在裏麵。
那個20 世紀的老舊檔案櫃運到辦公室後，我用強力清潔劑洗刷一番，櫃上黃銅配件也擦得閃閃發亮。櫃子的四層抽屜仍是結實耐用，拉開的聲音聽來就像是即將到站的特快
車，砰一聲之後纔會完全停下來。跟這個老櫃子在一起，我覺得自己像是在1940 年代的黑白電影中，那些坐在陰暗的辦公室裏，狂抽菸、猛喝酒的私傢偵探。
這個櫃子就是我唯一用來儲放紙張文件的地方，不過隨著時代進步，紙本文件可說是越來越少瞭。我桌上也保持淨空，所以工作空間很大，要是我需要其他資料，檔案櫃裏的文件也都有，很多文件我會先掃描成數位檔，儲存在電腦裏。這種空間上的寬敞感讓我更容易專注眼前任務和工作，心神集中不會被分散，也不會像過去那麼緊張，常常感受到壓力。
對我來說，結構的概念嚮來代錶美好的經驗和感覺。這一生中，我有許多事想做、想體驗，而透過結構來安排工作，正是以一種積極且有利的方式讓期待化為可能，我知道自己未來希望過何種生活，也希望用一切方式去體驗人生，但光靠長期努力工作很難達成我想要的生活。
沒人知道自己可以活多久，而這正是為什麼我熱愛現在的生活，享受當下，我希望能好好把握跟傢人─我的妻子、我的孩子─在一起的寶貴時間。結構化能應付生活中不喜歡卻不得不做的事，因此我獲得更多時間來做自己想做的事，去做真正能激勵我的工作，強化自我發展、培養技能，而不必一直被綁死在例行工作上。結構讓我確定當下的工作，正是此時應該要做的正事。
有些人不瞭解「結構」的概念，以為這是種剛硬嚴肅、吹毛求疵、官僚僵化、無聊沉悶或限製拘束的概念。但我認為，結構並不沉悶，而是讓事情變簡單的方法。有些人會批評我提供的祕訣、工具和方法「不夠高深」，有點「太簡單」。的確是很簡單沒錯，就我來看，結構化就是讓生活可以更簡單也更順利的捷徑。我提供的結構技巧簡單易懂，實際應用起來也很容易，而且許多不同類型的人都可以使用。
我很高興自己身為「結構師」，也樂於協助他人改善他們的生活結構。結構之美在於就算是最簡單、最細微的變化，往往都能對生産力帶來巨大影響，更不用說它對情緒和精神方麵也會帶來更美好的效應。我希望你在這本書裏至少能找到一樣讓生活更順利也更簡單的好方法。
圖書試讀
不要含糊抽象，具體寫下任務
幾年前，我幫一位服裝界的企業傢進行個人生活和工作方麵的結構化改造。她以前曾經擔任助産士，我們談到待辦事項時，她告訴我一件以前發生的事。
有一次，某個準媽媽的肚皮上齣現奇怪的疹子，我的客戶心想「這要注意一下」，就在便利貼寫下「重要！肚子！」然後貼在準媽媽病曆卡上。
幾天後，她在桌上一堆檔案裏發現這張病曆卡。從她寫下那張便利貼以後，她又看瞭許多彆的患者，結果她已經想不起來那張便利貼到底在說什麼。大傢應該都能猜想得到，她的工作可是會看到不少人的肚皮。
用動詞寫下細節，集中在一起
昨天，你已經把想到的待辦事項收羅到同一個地方， 也選好可匯整這些任務的工具。
今天，要把你的任務輸入到你選擇的工具裏。
人傢說「魔鬼就藏在細節裏」，對於製定待辦事項的確是如此。要是你對任務的描述太過空泛，最後還是要靠大腦記住詳細資訊和各種步驟纔能完成，也纔能和記錄清單核對得上。
執行任務的第一步驟好像簡單到不必寫齣來。不過要是沒寫第一步，光是寫明之後的步驟，你還是不知道該怎麼開始。
有時你可能覺得寫齣完整句子太費事，結果記下來的任務指示變得零零落落含糊不清，雖然這樣一開始也許可以節省時間，但經過一段時間後可能連自己都看不懂。
不要落入含糊抽象的陷阱，一定要具體且完整地詳細記下。記下細節，你纔可以一次做完，或者至少在一天內完成。
如果必須先做完第一部分纔能繼續第二部分的事情， 就要把兩個步驟分成兩個任務標示。這樣做，你的待辦事項增加瞭，要花更多時間記下這些指示，但你的待辦清單卻更加可靠而完整。你不必再靠大腦記憶那些沒有寫在清單上的任務步驟和不能疏忽的細節。
用户评价
我一直是個習慣性拖延和容易被小事打斷的人，導緻很多重要的事情總是被擱置，或者在最後一刻倉促完成，結果就是各種焦躁和後悔。這本書的齣現，就像為我量身打造的“解決方案”。作者沒有空談理論，而是用非常務實的視角，將“結構力”這個概念，巧妙地運用到日常的“待辦清單”管理中。我以前認為待辦清單隻是一個簡單的記錄工具，但這本書讓我明白，它更像是一種“思維框架”，一種幫助我們構建清晰邏輯、優化決策的利器。她教會我如何將繁雜的任務分解成可執行的小步驟，如何根據優先級進行排序，以及如何在執行過程中保持專注。最重要的是，這本書讓我認識到，所謂的“心煩”和“忙亂”，很多時候都源於內在結構的缺失。通過學習和實踐書中的方法，我發現自己能夠更從容地應對突發情況，更有效地管理時間，而且那種長久以來的“不確定感”和“壓力感”也得到瞭極大的緩解。現在，我對待辦清單的態度已經發生瞭翻天覆地的變化，它不再是讓我感到壓力的負擔，而是讓我充滿信心的工具，幫助我一步步地實現目標。
评分在讀這本書之前，我一直覺得自己是一個“多任務處理”的高手，但實際上，我隻是在“多綫作戰”中不斷消耗自己。那種錶麵上的忙碌，並沒有帶來真正的成就感，反而讓我的內心充滿瞭疲憊和焦慮。這本書就像一股清流，讓我重新認識瞭“效率”的真正含義。作者不僅僅是在教你如何列清單，更是在教你如何構建一個能夠支持你高效運轉的“內部結構”。她將“結構力”這一概念，與我們日常生活中最常見的“待辦清單”結閤起來，這讓我感到耳目一新。我開始意識到，過去我之所以總是在忙亂中打轉，並不是因為任務太多，而是因為我沒有一個清晰的“結構”來引導我。書中的方法論非常係統，而且易於實踐。我嘗試著運用書中的技巧來規劃我的工作和生活，結果發現，以前那些讓我頭疼不已的事情，現在變得井井有條。而且，最令我驚喜的是，隨著“結構力”的提升，我的情緒也變得更加穩定，不再容易因為一點小事而心煩意亂。這本書真的讓我從“疲於奔命”的狀態，蛻變成瞭“遊刃有餘”的自己。
评分這本書對我來說，更像是一本“生活說明書”，一本關於如何擺脫“瞎忙”狀態的實用指南。我一直以為自己就是個天生容易焦慮、做事沒條理的人，直到我讀瞭這本書，纔知道原來很多問題是可以被“結構化”解決的。作者的文字很有力量，但又不失溫度，她沒有站在高高在上的角度指責讀者，而是用一種“我們一起麵對”的姿態，一步步地引導讀者找到問題的根源，並提供切實可行的解決方案。我之前嘗試過很多時間管理的方法，但總覺得要麼太復雜，要麼不夠持久。這本書的獨特之處在於，它將“結構力”這樣一個看似宏大的概念，巧妙地融入到瞭我們最熟悉不過的“待辦清單”中。它讓我明白，混亂和心煩並非不可改變，關鍵在於我們是否掌握瞭正確的“結構”。書中的案例分析也十分精彩，讓我看到瞭不同人在運用書中方法後所取得的積極改變，這給瞭我極大的信心。現在，我能夠更冷靜地麵對工作中的挑戰，更清晰地規劃生活中的每一天，那種“事半功倍”的感覺，真的非常令人愉悅，也讓我對未來充滿瞭期待。
评分一直以來，我都覺得自己是個“空中飛人”，每天都在各種任務之間疲於奔命，腦子裏永遠有件沒做完的事，一看到待辦清單就頭疼，總覺得列得越多，壓力越大，事情反而越做不好。這本書的齣現，簡直像是一道曙光。我原本以為所謂的“結構力”聽起來會很枯燥，像是某種學術理論，但作者的講解非常接地氣，一點也不生硬。她把我日常生活中遇到的那些“忙亂”“心煩”的情境，比如同時處理工作和傢庭事務，或者麵對一大堆瑣碎但必須完成的事情時，都描繪得特彆精準。讀著讀著，我仿佛看到瞭自己過去的影子，那種無力感和焦躁感，以前隻能默默承受，現在卻有瞭被理解和被指引的感覺。書裏提到的“待辦清單”不再是讓我感到壓力的“任務山”，而是變成瞭一種可以被有效利用的工具。我開始嘗試書中介紹的那些方法，比如如何分解任務、如何優先級排序，還有如何為不同的任務分配閤適的時間。雖然剛開始有點不適應，但很快就體會到瞭那種“事半功倍”的樂趣。以前覺得不可能完成的事情，現在似乎有瞭清晰的路徑，而且最重要的是，那種因為事情做不完而産生的內耗和焦慮感，也一點點地減輕瞭。這本書真的改變瞭我看待待辦清單的方式，也讓我開始重新審視自己的工作和生活節奏。
评分坦白說，我拿到這本書之前，對“結構訓練師”這個職業沒什麼概念，以為會是那種很專業的、偏嚮體育或康復的領域。沒想到，這本書竟然是以結構力的視角來解讀我們日常生活中那些令人頭疼的“忙亂”和“心煩”。作者用非常生動形象的比喻，將抽象的“結構力”概念化，讓我這種完全沒有接觸過相關知識的人也能輕鬆理解。她把我們的大腦比作一個需要良好“結構”來運作的係統，當這個係統混亂無序時，就會齣現效率低下、情緒失控等問題。而“待辦清單”，在我看來，一直以來都是一個“雞肋”般的存在——想用，但用不好；不用，又擔心遺漏。這本書徹底顛覆瞭我對待辦清單的認知。它不是簡單地讓你列齣要做的所有事情，而是教你如何構建一個清晰、高效的“待辦清單係統”，讓你能夠有條不紊地處理信息，化解壓力。我特彆喜歡書中關於“可視化”和“情緒管理”的部分，它不僅關注瞭任務的執行，更關注瞭執行過程中的心理狀態。現在，我不再是那個被待辦事項追著跑的人，而是開始掌握主動權，能夠有意識地去管理自己的時間和精力，讓每一天都變得更加從容和高效。
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