秘書助理工作是企業主管及部門不可或缺的角色,舉凡文書行政、檔案管理、會議籌備安排、訪客接待、電話與溝通技巧、行程及公務旅行安排、公共關係、電腦操作、人際溝通等工作都是其工作範圍。雖然由於電腦的功能減少瞭人力作業的時間,增加瞭通訊的便利,提升瞭秘書助理的工作效率,使得許多秘書的功能有所調整,職稱也從秘書變成瞭行政助理。但是辦公室行政工作總是要有適當的人員負責,本書設計瞭秘書與助理完整教學課程,同時也提供從事秘書助理及相關工作者一本值得參考的工具書籍。
作者簡介
徐築琴
現任∕真理大學觀光數位知識學係兼任副教授
曾任∕淡水工商管理學院講師、副教授
兼任∕
校長室秘書
商業文書科主任
董事會執行秘書
序 i
第一章 秘書的曆史與類型 1
第一節 歐美秘書之曆史 2
第二節 中國秘書之曆史 3
第三節 秘書之定義 5
第四節 秘書之類型 6
第五節 社會形態之影響 9
第六節 秘書教育與訓練 11
第二章 秘書工作的意義 27
第一節 秘書的功能 28
第二節 秘書的業務範圍 30
第三節 秘書工作的內容 33
第四節 優秀秘書的條件 38
第五節 秘書工作未來之展望 43
第六節 女性主管地位的提升 47
第七節 秘書生涯規畫與轉職方嚮 48
第八節 虛擬助理形成 56
第九節 e 世紀秘書 58
第三章 文書行政工作 65
第一節 信件處理 66
第二節 公文處理 69
第三節 公文、公告、通知、通報的製作 75
第四節 新聞發布 83
第五節 報告書寫 85
第六節 剪報整理 86
第七節 英文函件處理 87
第八節 信封寫法、信函摺法 91
第九節 傳真機及電子郵件的使用 96
第十節 參考資料 99
第四章 檔案及資料管理 105
第一節 檔案管理之意義 106
第二節 檔案之種類 106
第三節 檔案管理的製度 107
第四節 檔案管理的重要與功用 109
第五節 檔案處理的步驟 113
第六節 檔案管理的原則 117
第七節 西文檔案管理 132
第八節 電腦與文書管理 143
第九節 文檔保存年限 143
第十節 企業資料存檔的範圍 144
第十一節 檔案管理的態度 145
第十二節 秘書與檔案管理 146
第五章 會議籌備安排與管理 149
第一節 會議的意義和目的 150
第二節 會議性質 152
第三節 會議地點 155
第四節 會議通知 157
第五節 會議通知、議程、提案單的製作 158
第六節 會議的準備事項 166
第七節 會議後的工作 176
第八節 會議時秘書的工作 177
第九節 會議記錄工作 179
第十節 會議管理注意事項 188
第六章 訪客安排、接待與禮儀 193
第一節 主管約會之安排 194
第二節 訪客之類型與接待 197
第三節 訪客接待的禮儀 203
第四節 介紹的禮儀 209
第七章 秘書的禮儀修養 213
第一節 辦公室禮儀 214
第二節 生活禮儀修養 217
第三節 公共場所的禮儀 228
第四節 秘書行政工作有關禮儀事項 232
第八章 電話的使用與禮節 249
第一節 電話禮節的重要 250
第二節 接聽電話的禮節與注意事項 250
第三節 打電話時的禮節與注意事項 253
第四節 電話留言條的使用 255
第五節 主管電話之處理 258
第六節 秘書可以處理的電話 259
第七節 睏擾電話的處理 260
第八節 行動電話的禮節 261
第九節 中文電話良言美語 262
第十節 英文常用電話用語 263
第九章 主管公務旅行安排與管理 273
第一節 瞭解主管之意嚮 274
第二節 旅行時準備攜帶之參考資料 278
第三節 預訂機票及預約旅館 278
第四節 旅行應備物品 280
第五節 國外公務旅行 282
第六節 編排行程錶 284
第七節 旅費申請 285
第八節 旅行返迴後處理事項 285
第十章 辦公室行政管理 287
第一節 辦公室行政管理意義 288
第二節 辦公室管理功能 288
第三節 秘書與辦公室管理 291
第四節 辦公處所的管理 293
第五節 辦公用具之訂購與請領 297
第六節 時間的管理 298
第十一章 秘書的人際關係與說話技巧 305
第一節 人際關係的重要 306
第二節 秘書與溝通 306
第三節 秘書的人際關係 307
第四節 說話的技巧 311
第五節 秘書工作說話的要求 312
第六節 演講技巧 315
第十二章 公共關係 317
第一節 公共關係概說 318
第二節 公共關係之定義 319
第三節 公共關係部門的工作 320
第四節 企業界的公共關係 323
第五節 記者訪問、記者招待會、酒會 330
第六節 企業發言人 333
第七節 危機管理 335
第八節 秘書與公共關係 338
第十三章 簡報製作與簡報技巧 341
第一節 簡報的意義 342
第二節 簡報溝通的過程 342
第三節 簡報製作的步驟 343
第四節 媒體輔助電子簡報 344
第五節 簡報的結構 345
第六節 簡報場地實務 346
第七節 臨場錶現 347
第八節 簡報軟體的使用 350
第九節 經驗之談 350
第十節 參考資料 352
第十四章 謀職準備與麵試禮儀 355
第一節 確定工作目標 356
第二節 探討工作市場之需要 358
第三節 申請工作準備事項 362
第四節 麵談準備 371
第五節 工作與升遷 372
第六節 求職麵試禮儀 376
第七節 麵試參考問題 380
參考書目 383
序
《秘書助理實務》這本教材齣版已經有好幾年瞭,承濛各大專院校師生及各行業秘書助理的採用,緻上最深的謝意。
隨著時代的變遷、企業的轉型、特彆是電腦軟體不斷開發及應用的普及,秘書及助理的工作也隨著調整,工作的範圍也擴大到一般行政業務,但是仍然是主管及部門不可或缺的人力。
本書齣版是以工具書的方嚮為主要寫作目的,因此章節及內容盡量要求完善,基本的秘書助理工作項目及技能,雖然不會因時代變遷而有所不同,但是仍有少部分因時間空間改變而有所調整,例如電子郵件取代一般書信、文字以橫式自左嚮右書寫、文書處理以電子e化作業等,所以修訂增加部分內容,以期符閤時代的需求。
配閤本書秘書及助理實際工作內容,再版將原書名《秘書實務》修訂為《秘書助理實務》。
知識浩瀚如海,學習永無止境,個人難免有疏漏欠學之處,尚祈各位先進學者專傢不吝指教。
徐築琴謹識
民國一百年九月
這本書,我是在一次偶然的機會下得知的,當時我正處於一個需要處理大量行政雜事,卻又苦於找不到係統方法的狀態。我一直覺得,作為一名職場人,總需要掌握一些能夠支撐起自己工作的基礎技能,而“秘書助理”這個角色,似乎就承擔瞭太多這樣的職能。我本來是抱著學習一些具體操作技巧的心態去閱讀的,但這本書的內容,給我帶來瞭意想不到的“驚喜”。 其中,關於“文件管理與信息組織”的章節,簡直是為我量身定做的。我長期以來都飽受文件混亂的睏擾,查找資料時常常大海撈針。這本書提供的清晰的分類邏輯、命名規範,以及利用電子化工具進行高效管理的建議,讓我看到瞭解決問題的希望。它不僅僅是教你如何整理,更重要的是讓你理解“為什麼”要這麼整理,這種深層次的思考,讓我從根本上改變瞭對信息管理的認知。 另外,書中關於“高效會議組織與執行”的篇幅,也讓我受益匪淺。我經常參加各種會議,有時會覺得會議效率不高,信息傳遞不暢。這本書詳細闡述瞭會前準備、會中引導、會後跟進的每一個環節,並提供瞭許多實用的模闆和注意事項。即使我不是會議的組織者,但瞭解這些流程,也能讓我更好地配閤,並且在會議中提齣更具建設性的問題。 我對書中“時間管理與個人效能”的探討也頗有感觸。我一直以為自己的時間安排已經很緊湊瞭,但通過閱讀這本書,我纔發現,很多時候是因為缺乏有效的優先級判斷和任務規劃。書裏介紹的各種時間管理工具和方法,讓我意識到,原來還可以用更科學、更係統的方式來安排自己的工作,從而達到事半功倍的效果。 總而言之,這本書不僅僅是一本關於“秘書助理”的實操指南,更是一本關於如何成為一個高效、專業、有條理的職場人士的“智慧寶典”。它所傳授的不僅僅是技能,更是一種思維模式,一種處理問題的角度。即使我的工作內容與秘書助理並不完全匹配,但從中汲取的經驗和方法,都極大地提升瞭我個人的工作效率和職場競爭力。
评分拿到這本書的時候,我其實並沒有一個明確的目標,隻是覺得“秘書助理”這個詞,總給人一種處理各種雜事的印象,而我恰好又是一個喜歡把事情弄得井井有條的人。所以,就抱著看看彆人是怎麼做“萬能助手”的心理翻開瞭。這本書的內容,比我想象的要豐富得多,它不僅僅是教你如何打字、復印、接電話那麼簡單,而是更深入地探討瞭如何成為一個真正能為他人分擔壓力、提高效率的“賢內助”。 我尤其喜歡它在“信息處理”這部分的內容。作為一名需要處理大量零散信息的分析師,我常常感到頭痛於如何有效地收集、整理和呈現信息。這本書裏關於如何建立個人知識庫、如何對信息進行分類和索引、以及如何利用各種工具來輔助信息管理,都給瞭我極大的啓發。我之前總覺得這方麵是個人的天賦,但現在看來,很多都是可以通過係統學習和訓練來掌握的技能。 另外,書中關於“職場禮儀”和“人際溝通”的章節,也讓我受益匪淺。我一直認為,一個人的專業能力固然重要,但如果缺乏基本的溝通技巧和得體的職場行為,很多時候會事倍功半。這本書裏提到的很多關於如何與上級、同事、客戶進行有效溝通的細節,比如措辭的選擇、語氣的把握、非語言信號的運用等等,都讓我意識到,職場中的每一個細節都可能影響到最終的結果。 我也注意到,這本書在“項目支持”和“會議協助”這兩個方麵花瞭很大的篇幅。雖然我不是直接負責這些工作的,但瞭解這些流程和技巧,能讓我更好地配閤相關部門,並且在參與會議時,能夠提齣更有建設性的意見。它讓我明白,一個優秀的助理,不僅僅是執行者,更是信息流動的關鍵節點和高效運作的保障。 總的來說,這本書給我帶來瞭很多意想不到的收獲。它讓我看到,即使是看似“輔助性”的工作,也蘊含著深刻的學問和極高的技術含量。它不僅僅是一本操作指南,更是一本關於如何成為一個更高效、更專業、更受歡迎的職場人士的“修煉秘籍”。我從中學習到的很多方法,都可以靈活地運用到我自己的工作中,讓我受益良多。
评分這本書,我拿來的時候,純粹是抱著“備著總沒壞處”的心態,畢竟職場嘛,總會接觸到一些文字處理、會議記錄、文件歸檔之類的瑣事。我平時主要接觸的是産品研發和市場推廣方麵的知識,感覺和“秘書助理”這個角色離得挺遠的。所以,剛開始翻開的時候,我其實沒抱太大的期望,想著也就是大緻掃一眼,瞭解個大概,到時候真用到瞭,再深入查閱。 誰知道,越看越覺得,裏麵的一些理念和方法論,其實對我現有的工作也有啓發。比如,它講到如何高效地整理信息,建立清晰的文檔管理係統,這一點對於需要處理大量項目資料的我來說,簡直是雪中送炭。我一直覺得我自己的文件分類方式有點混亂,經常為瞭找一個關鍵信息而浪費不少時間。這本書裏介紹的那些邏輯清晰的分類方法,還有一些利用工具輔助整理的技巧,我立刻就想嘗試在自己的工作流中應用。 而且,它在溝通技巧方麵的內容也給瞭我很多啓發。雖然我不是扮演秘書助理的角色,但我每天都需要和不同部門的同事、領導,甚至外部供應商溝通。書裏關於如何清晰、準確地錶達觀點,如何傾聽,如何應對不同的溝通對象,這些都讓我意識到,很多時候溝通的效率低下,並不是因為內容本身有多難,而是因為溝通的方式齣瞭問題。特彆是關於郵件撰寫和會議組織的部分,即使我不是專門負責這些,但理解其中的邏輯,也能幫助我在參與這些活動時,更有效地貢獻自己的力量。 另外,這本書在時間管理和任務優先級排序方麵的探討,也讓我受益匪淺。我總是感覺自己的日程排得很滿,但總有些事情會堆積起來,或者被一些突發事件打亂。書裏提齣的“重要且緊急”、“重要不緊急”等象限劃分方法,雖然聽起來老生常談,但結閤實際場景的案例分析,讓我對如何更科學地安排工作有瞭新的認識。我開始嘗試用更結構化的方式來規劃我的工作周,而不是被動地應對每一天的任務。 說實話,當初買這本書,真的是齣於一種“職業防禦性”的考慮,想著萬一有一天需要,也能有點基礎。但現在看來,這本書的價值遠不止於此。它提供瞭一種非常實用且係統的視角,去理解職場中那些看似基礎但至關重要的運營支持工作。我發現,即使我的崗位不是直接的秘書助理,但書中提到的很多方法和原則,對於提升任何一個職場人的工作效率、溝通能力和條理性都有著不可忽視的作用。它讓我看到瞭,在職場中,細節決定成敗,而這些細節,恰恰在這本書中得到瞭非常細緻的講解。
评分我當初拿到這本書,純粹是抱著一種“拓展視野,瞭解不同崗位”的心態,因為我本身從事的並非秘書助理的專業領域,更多的是偏嚮技術研發。我一直覺得,職場中的很多支持性工作,雖然不直接創造産品,但卻是整個體係順暢運轉不可或缺的潤滑劑。所以,我隻是想藉此機會,瞭解一下這個崗位到底需要具備哪些核心能力和工作流程。 讓我感到意外的是,這本書的內容遠比我最初想象的要深入和係統。在“溝通與協調”這部分,它並沒有停留在簡單的“如何說話”層麵,而是深入剖析瞭不同溝通場景下的策略,以及如何有效地處理信息傳遞中的偏差。這對於我在跨部門協作時,與非技術人員進行有效溝通,有著非常大的啓發。我開始意識到,很多技術上的問題,其實是可以被更清晰、更易於理解的方式來傳達的。 而且,“信息管理與知識沉澱”的章節,也讓我看到瞭端倪。雖然我的工作性質不同,但每天處理海量的數據和技術文檔,也需要一套高效的信息管理體係。書中關於如何建立個人知識庫、如何對信息進行分類和檢索的理念,讓我開始反思自己現有的工作流程,並思考如何進行優化,以減少信息丟失和重復勞動。 讓我印象深刻的還有關於“執行力與責任感”的探討。這本書反復強調瞭助理崗位在執行中的嚴謹性和細緻性,這恰恰是我在日常工作中也需要時刻警惕的。任何一個小小的疏忽,都可能導緻整個項目齣現問題。它讓我明白,即使是最基礎的工作,也需要高度的責任心和專業的態度來對待。 總的來說,這本書給我帶來的,不僅僅是對“秘書助理”這個職業的瞭解,更是一種對職場“支持性工作”的重新認識。它讓我看到,任何一個崗位,隻要用心鑽研,都能發揮齣巨大的價值。書中所倡導的嚴謹、高效、以人為本的工作理念,也讓我受益匪淺,並嘗試將其融入到我的日常工作中,以期提升我個人的工作錶現。
评分我購買這本書時,純粹是因為工作中有涉及一些需要我協助處理行政事務的部分,比如安排行程、整理文件,而我在這方麵經驗尚淺,希望能夠通過閱讀這本書來快速入門。坦白說,我原本的期望並不高,隻是希望能夠學到一些基礎的操作技巧。然而,這本書的內容深度和廣度,遠遠超齣瞭我的預期,它不僅僅是教我“怎麼做”,更重要的是它在探討“為什麼這麼做”以及“如何做得更好”。 讓我印象最深刻的是,書中關於“時間管理與效率提升”的內容。我經常感到自己在工作時間裏疲於奔命,但效率卻不盡如人意。這本書提齣的很多關於優先級排序、任務分解、以及如何利用碎片化時間的方法,都讓我耳目一新。它提供瞭一個非常清晰的框架,幫助我去審視自己的工作習慣,找齣癥結所在,並且給齣瞭切實可行的解決方案。例如,它關於如何區分“重要”與“緊急”的論述,就讓我重新思考瞭許多日常任務的安排。 此外,書中在“信息整閤與報告撰寫”方麵的論述也給瞭我很大的幫助。我之前在處理一些需要整閤多方信息並形成報告的工作時,總是感到力不從心。這本書提供瞭一些關於如何進行有效信息收集、邏輯梳理、以及如何清晰、簡潔地錶達觀點的指導。它不僅僅停留在理論層麵,還給齣瞭許多實際的範例,讓我能夠更直觀地理解其中的方法。 我也注意到,這本書在“溝通技巧與人際關係管理”方麵的內容也相當詳實。作為一名需要與不同部門、不同層級的人打交道的人來說,良好的溝通能力至關重要。書中關於如何進行有效傾聽、如何給齣建設性反饋、以及如何處理衝突的建議,都非常實用。它讓我意識到,很多時候,事情的成敗,並不僅僅取決於能力,更在於溝通的藝術。 總而言之,這本書對我來說,是一次非常寶貴的學習經曆。它不僅僅讓我掌握瞭一些秘書助理的實操技能,更重要的是,它幫助我建立瞭一種係統化的工作思維,提升瞭我的效率和條理性。即使我不是專業的秘書助理,書中的很多理念和方法,對於任何想要在職場中提升自己的人來說,都具有極高的參考價值。
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