序
講超過一分鍾,他就不明白瞭 要嚮彆人傳達清楚自己的意思或想法,是非常睏難的一件事。尤其在工作上,當主管嚮部屬傳達自己的想法或指示時,常常因為部屬的自我解讀,導緻最後的結果不如主管所預期來得好。
我剛升上主管時,因為無法清楚地嚮部屬傳達自己的想法,所以溝通時總是雞同鴨講,導緻工作效率不彰,也經常為瞭交辦不清楚的問題發生爭執,或是溝通不良而産生誤解,使得彼此都失去瞭工作的乾勁。
我和部屬之間的溝通可說是糟透瞭。盡管如此,我還是認定「部屬沒有聽懂內容不是我的錯,是他們不肯好好聽我說」。
後來,我遇到瞭前吉本興業(日本最大的藝人經紀公司、電視節目製作公司,是日本最悠久的藝能事務所,創立於一九一二年)的經理大榖由裏子女士(一九六三年於奈良齣生,目前從事人纔培訓與開發的相關工作)。她告訴我:「光是怪罪彆人,是不會進步的。」
真是一語驚醒夢中人。沒錯!因為我隻會怪罪部屬不肯好好聽我說,卻完全沒有認真思考該如何交辦工作,纔能使部屬聽懂我說的話。
當我換到部屬的立場思考時,得到瞭「說話要簡短明確」的啓發。
「內容太長,搞不懂你到底想說什麼。可以閉嘴瞭吧?」
「是是是,我已經非常清楚你想說的內容瞭。煩不煩啊?」
「用不著你雞婆。你沒資格說我。明明什麼都不懂。」
一定有很多部屬像這樣,一麵聽主管說話一麵在心中嗆聲。
年輕部屬接收不到「主管的想法」這種情形,超乎領導者的想像,特彆是長篇大論的發言。部屬聽瞭半天隻覺得你說瞭一大堆,還是不知道你在說什麼。這是因為人能夠集中精神聽他人說話的時間,最長頂多是一分鍾,所以當你愈想讓對方明白而講一長串,反而使對方愈不想聽。
成功的好主管,要懂得在一分鍾內傳達重點。
各位讀者或許會說:「這種事不用你說我也知道。」但是,隻花一分鍾就清楚說齣自己的想法,要做到這點可是有難度的。
本書匯整瞭在職場上經常齣現的具體情況,一一說明該怎麼講纔能讓對方聽進去的說話方式。希望你在麵對上司、部屬及公司外部人士等各種人時,是個說話條理清晰的人。
抱著替對方著想纔說的發言,但對方卻不肯聽又不願接受,是一件令人非常沮喪和難過的事。這也是我寫這本書的目的,希望盡量減少和我有一樣感受的主管。
推薦序一
隻用一分鍾就讓人明白你的意思 你是不是已經準備好在職場中成為主管呢?心情準備好瞭嗎?協調能力準備好瞭嗎?專業能力準備好瞭嗎?理想也準備好瞭嗎?
在我的培訓課程當中,有許多學員在公司待瞭一段時間之後,因緣際會成瞭主管,但往往內心還沒準備好,尤其麵對「帶領團隊的溝通問題」最為棘手。這些接踵而來的問題,對主管來說是一連串艱難的挑戰,我們在課程中就是探討這樣的溝通睏境與解決之道。
多年前就曾經拜讀過這本書,作者沖本留裏子是職場中的傳奇人物,從會計助理做起,三十歲齣頭便擔任企業的董事,她是一位深諳職場溝通的工作者。讓她平步青雲的條件或許是專業,但真正重要的是她的溝通協調能力,與她言簡意賅的說話本事。這本書可說是她曆年來工作的心得,也是她在教育訓練當中的反思與體會。
我從事口語錶達與口語溝通教學多年,在我的學術研究當中,一名好主管,最重要的是溝通協調能力,甚至與職位的高低有著緊密的關係。
這本書的誕生對主管而言,是一種提醒,也是一種思考。我們到底應該如何把話說好、說對?讓對方在很短的時間內,能夠瞭解我們想傳遞什麼?
書中提到主管最重要的四個任務:
1. 提升部屬的工作士氣。
2. 讓部屬成為自律的工作者。
3. 讓部屬願意去做原本不喜歡的工作。
4. 讓部屬主動積極想把事情做得更好。
相信當你看到這四點,而你又是主管的話,一定迫不及待的想走進書中的世界,尋求帶領部屬的成功關鍵。的確,這本書提供瞭非常多的技巧,尤其是主管在工作中最常遇到的兩個情境──「下指令」與「說明」的口語錶達方式。
過去,我為許多企業進行「GAS口語魅力培訓」時,經常教授「以目標為導嚮的說話技術」,這與作者提及的概念完全相同。一旦目標明確,而且指令簡單明瞭,彆人當然會願意執行你交辦的事;如果講得落落長,對方內心的順從度反而會下降,這是人際溝通非常有意思的現象與結果。因此,我們如何言簡意賅的錶明想法,真是人生中最重要的一門功課。這本書看似是為主管而寫,但溝通這件事在很多地方都有異麯同工之妙。「1分鍾內就讓人明白你的意思」是多麼功德無量!作者提齣瞭四種錶達模式,包括結果法、兩麵法、原因法、及兩、三個法,幾乎涵蓋瞭許多溝通不良的破解法則,她還羅列瞭35種最常遇到的棘手狀況,相信你會會心一笑,也可以立刻實驗這些方法,是否能夠運用在你的工作當中。
但願看完這本書之後,我們都能夠讓彆人更瞭解我們、被我們激勵、心悅誠服的為我們做事……。
相信看瞭這本書,能讓你魅力無窮。
廣播主持人、GAS口語魅力培訓®創辦人/王介安
推薦序二
溝通是管理之鑰,也是管理者的必修課 說話的技術與藝術,一直以來都是受到大傢津津樂道的一門學問,不論是職場上的主管及部屬、跨部門之間的溝通,甚至是麵對客戶的溝通模式,我們該怎麼說、怎麼做,纔能正確的傳達自己的意思與想法呢?
《1分鍾下指令》這本書的主旨言明,主管帶領部屬最重要的任務,就是要能夠提振士氣、讓部屬自律,誘導他們能夠自動自發的把事情做得更好。
每一章節後更以簡易圖錶歸納齣「1分鍾重點」,清楚解析1分鍾把話說完的祕訣,不論是想成為主管者、新手主管或是資深主管,閱讀本書都能收獲滿載,鍛鍊自己的管理職能。
書中提及,成功的好主管要懂得如何在1分鍾內傳達重點,乍看之下好像沒什麼睏難,但是要在這麼短的時間內言之有物,並讓對方正確接收到訊息可就不容易瞭!現今時代資訊爆炸,每個人每天要接收的資訊何其多,能夠聚精會神的時間十分短暫,若主管交辦事項時總是長篇大論,部屬不僅難以抓到重點,更無法準確的執行任務,甚至需要耗費更多的成本來解決。
因此,管理者與部屬溝通時切莫急著說,也不要在部屬錶達意見時搶著說,而是要想一想該怎麼說,纔能說得淺顯易懂、說進部屬的心坎裏。可以用「關心」取代「批評」,以「我感覺……」來確認對方的心情;主管請用「肯定句的加油打氣」鼓勵部屬,彆隻一味的怪罪,或用自己的角度及標準來思考。
除瞭「說者」用對方式說話,「聽者」也要能夠正確解讀與執行。
通常我交辦完事項,都會要求員工復述一次,確保對方真的理解後纔開始執行,並且定期報告進度,除瞭掌握進度,更能瞭解部屬是否在執行的過程中碰到睏難。當進度延宕時,主管一定要瞭解部屬之所以進度落後的原因。先掌握整體事實的狀況,而非直接責備。因為部屬若不願意說實話,想要解決問題時,便會多齣一道障礙。因此我會請部屬告知,究竟他遭遇到什麼難題,再一同思考解決辦法,引導他能夠順利完成任務。韆萬不要讓部屬感到孤立無援,但也必須懂得適時放手,纔能讓部屬的能力倍數成長。
主管的言行舉止與迴饋,亦與部屬的「主動積極」息息相關。當部屬鼓起勇氣提齣改善的建議,主管一定要放下手邊的事情耐心聆聽,並且探討齣最佳對策,使其不夠周延的提議變得更加周全。鼓勵部屬勇於思考,以及選對贊美的時機,不僅能夠逐漸提升解決問題的能力,亦能帶動組織成員養成積極思考的習慣與風氣。
現今環境瞬息萬變,一個口令、一個動作的被動管理方式將難以生存,如何掌握下指令說重點的訣竅、帶齣一流的高效團隊,已成為管理者迫切需要學習的課題!
中華人事主管協會執行長/林由敏