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短短7天，效率翻倍！
　　這本書能讓你：
　　‧蓄積「工作前」的充足動力，迅速進入工作狀態
　　‧提升個人文具、E-mail、PowerPoint、熱鍵、Excel使用技巧
　　‧提升團隊溝通、會議討論默契，大幅降低成員閒置時間
　　‧找到將零碎時間「化零為整」的聰明方法，過得更充實
　　‧學會「快速思考」方法，處理任何事都能又快又好

　　※想迅速完成工作，就從「改變思考模式」開始
　　「怕麻煩」是人之常情，但拖拖拉拉、沒有效率的做事方式，只會讓麻煩變得更麻煩！作者認為，因為麻煩，所以想輕鬆又快速地完成工作；因為麻煩，所以不想白做工──有這樣的決心，才能轉換思考模式，真正提升工作效率！

　　※打開「工作的黑盒子」，找到拖累進度的真正原因
　　工作時，誰的速度快、誰的速度慢雖然很好分辨，但「為什麼快」、「為什麼慢」的原因卻不為人知，工作內容更成為每個人自由心證的「黑盒子」。然而，如果不正式面對自己的不良工作習慣並加以改進，就無法工作得更快、更輕鬆──本書就是讓你學會重新排定工作流程的檢核表！

　　※時間和金錢一樣，需要「積少成多」
　　電腦的「快速鍵」我們或多或少知道一、二個，但工作快的人所使用的快速鍵卻是超乎想像地多！是否使用「快速鍵」，每個動作之間可能只差了幾秒，但一天下來也許就累積了幾百秒……一週、一個月、一年下來，便會產生很大的差異。作者精選辦公室常用快速鍵、Word、Excel使用祕訣，讓你工作省時又方便。

　　※一加一大於二，團隊一起提升工作效率
　　隨著資歷的累積，來自旁人「這樣做更有效率」的建議也會逐漸減少，許多人便一直維持遲緩的「工作習慣」與「思考習慣」。本書的75個技巧人人皆可立刻上手、輕鬆實踐，若將之推廣到團隊成員之中，更能發揮加成作用，大幅提升團隊效率與默契！

　　集省時達人畢生所學的工作活用書，讓你每天踩著陽光下班，開心去生活！

本書特色

　　總是怨嘆工作做不完，每天都加班？
　　覺得Power Point、Excel很困難，但又不想從頭開始學？
　　發現自己的思考總是慢人一步，又不知道該怎麼辦嗎？
　　E-mail、Excel、Word技巧、紙一張整理術、時間管理、溝通效率……
　　IBM高階經理私藏多年，快速、輕鬆、一次到位的工作祕訣大公開！

作者簡介

木部智之

　　日本IBM資深專案經理。

　　橫濱國立大學研究所環境情報學府工學研究科畢業。

　　2002年進入日本IBM 擔任系統工程師。入社第三年成為專案經理。之後，於2006年的專案中與菲律賓成員共事。他們除了英文之外，也能靈活使用日文，當然工作表現也很優秀，受到這樣的衝擊而開始質疑自己是不是國際化的人才，並開始追求全世界都通用的商業人士工作技巧。2009年成為管理階層，2010年被任命為最大規模的專案負責人，前往中國大連赴任。現在也負責大連的專案，領導日本與大連的數百人團隊。為了培育專案內的人才而舉辦商業技能講座，其內容在社內亦獲好評。

　　部落格「外資系社員都在實踐的有效工作術」
　　vekitomo-0.hatenablog.jp/

譯者簡介

陳美瑛

　　畢業於輔仁大學國際貿易學系、（輔系）日本語文學系，輔仁大學翻譯學研究所中日筆譯組。現為專業譯者。

　　譯有《經營之神的初心3：松下幸之助的職人精神》、《經營之神的初心4：松下幸之助的幸福之道》（春光出版）；《睡不著、睡不好，絕對有救》、《哈佛．慶應最受歡迎的實用談判學》、《讓角色活起來！最強漫畫故事講座》（商周出版）。

前言

第1章 工作的快慢在動手「之前」就已決定
工作「之前」
01工作快速的三項原則
02工作快速的人「起步」一定也快
03就算一開始有所延誤，也要確實做好工作
04確實找出「最花時間的作業」
05前兩次靠蠻力，第三次之後就要講求效率
06不要每次都想拿一百分
遵守交件日期
07「來不及交件！」該怎麼辦呢？
08一個人進行的工作也要決定交件期限
09一旦打破承諾，就會陷入無可挽回的泥淖

第2章 利用習慣動作提高「作業速度」
工具
10打橫使用活頁的方格筆記
11利用行事曆消除「啊！我忘了」的窘況
12加快速度的筆、拖慢速度的筆
13選服裝不用花時間的「標準化」
電子郵件
14電子郵件一定「只讀一次」
15「○○，今天工作辛苦囉」，花三秒的問候語也是浪費時間
16自動分類「重要程度較低的電子郵件」
17輸入收件人 附件 傳送。以最快的速度完成例行公事
18利用「未讀標籤」提醒被委託的工作
19寫電子郵件時，長度不超出螢幕捲軸範圍
資料製作
20製作文件資料時，「手寫」占八成
21發現有用的資料就保存在電腦裡的「寶庫」
22建立文件資料的「固定格式」
23一定要設定自己專用的工具列
24偷瞄從印表機印出來的文件資料
快速鍵
25不使用滑鼠
26一定要記住的六個快速鍵
27以「超速模式」移動指標
28「Alt」是「神奇按鍵」
Excel
29八成外商員工不知道的Excel「祕技」
30瞬間複製貼上一千行的方法
31覺得「函數好麻煩」？務必要學會的四大絕招
32使用公式輕鬆完成工作
33利用驗算預防致命的錯誤

第3章 「團隊的速度」可透過標準化加速
零待機時間
34徹底消除「等待時間」
35任何事都要立即決定
36如何掌握行蹤飄忽不定的主管
37「了解」。每封郵件都要回覆
38透過「讀信回條功能」測量對方開啟郵件的速度
39討論時不再「回去請示」
40以郵件提醒「回到座位後請來找我」
41全員共同遵守電子郵件的「二十四小時規則」
溝通方式
42簡潔是王道，歸納在「一張」A4紙上
43以「圖解」說明，一秒內傳遞訊息
44時時將影印紙與色筆放在辦公桌上
45配合對方的程度來製作文件資料
委託方式
46部下的「猴子」就讓部下自己背
47委託的工作拖到最後一刻才完成
48工作期限中要設定「檢視點」
49對於「該怎麼辦？」回以「你覺得該怎麼辦？」
討論‧會議
50集結適合的人參加會議
51會議進行前，先「宣布」結束時間
52意見不合時，在白板上以圖示寫出雙方意見
53如果準備不足，即刻停止會議
54「會議中每個人都應該發言」，這只是謬論

第4章 學習擠出「原本沒有的時間」
空檔時間
55使用「非智慧型手機」
56以物理性的方式阻絕誘惑
57瞄準車廂內的最佳位置
58在電車內有意識地決定「坐」或「不坐」
59隨身攜帶「筆記套組」
60先決定好緊急時「能犧牲到何種程度？」
集中精神
61建立自己專屬的「庇護空間」
62禁止說「總之」與「暫且」
63不說自己「很忙」
64文件與郵件不留過夜

第5章 利用固定模式加快「思考速度」
輸入
65輸入「事實」而非個人的臆測或意見
66想掌握事實，要改變「觀點」、「視野」、「立足點」
67透過「縱向」與「橫向」的問題快速掌握核心
68透過正面的「質疑」減少重做的機會
69數字不能只看「絕對值」
70為了深刻理解，堅持手寫
思考的「模式」
71套用「模式」思考，不要從零開始想起
72【最速架構1】利用MECE掌握「整體樣貌」
73【最速架構2】利用金字塔建立「結構」
74【最速架構3】建立解決問題的架構
75以兩條線建立架構

結語

04確實找出「最花時間的作業」
 
電梯裡的「樓層」按鍵與「關門」按鍵，應該先按哪一個按鍵才能最快抵達要去的樓層呢？答案是「關門」按鍵。
 
工作的速度也會因作業順序的不同而改變。「順序」可說是工作的命脈。所謂工作順序，換個說法就是「以什麼樣的作業步驟做事」。
 
思考工作順序時，要透過以下六個步驟進行。雖然有點複雜，不過最重要的就是，「找出最花時間的作業」，然後「以此作業為核心，建立一連串的工作順序」。有了這樣的概念後，就知道電梯啟動前最花時間的作業是關電梯門，所以就要先按「關門」按鍵。
 
●【步驟①】決定工作目標
 
首先，設定接下來要進行的工作之目標，例如目的為何？要完成到什麼樣的程度等。
 
●【步驟②】把達成目標前的工作拆解成數個作業
 
每項工作都是由數項作業累積而成。從開始著手到完成階段，把工作分解為數個作業。
 
●【步驟③】估計每項作業的時間
 
接著是估計每項作業所花費的時間。十分鐘、一個小時、半天等等，以經驗來估算即足夠。在此階段不必過於追求精確度。
 
●【步驟④】找出最花時間的作業
 
找出這些作業中，需要花最多時間的那項作業。安排作業的先後順序時，就要以最花時間的這個作業為中心來進行組合。
 
●【步驟⑤】找出每項作業之間的依賴關係
 
作業之間有相互依賴的關係。找出「能夠以什麼樣的順序進行？」「哪些作業能夠並行處理？」等作業之間的關係。
 
●【步驟⑥】決定作業的先後順序
 
完成步驟①～⑤之後，最後就是找出以哪種順序進行各項作業能夠最快達標，組合出作業的「拼圖」，這樣作業的安排就算完成。做最後的拼圖時，要以最花時間的作業為核心進行組合。
 
其實，你可以在日常生活中訓練此六步驟的安排能力。
 
舉例來說，在超商結帳時，就要試著組合各種作業順序，以期用最快的速度完成結帳。假設你在超商買了便當、茶飲、甜點，「加熱便當」是最花時間的作業，因此你要把便當放在購物籃裡離店員較近的靠邊位置，讓店員可以先拿到便當加熱。這樣店員就會先結便當、加熱，加熱便當的過程中再結帳其他商品。便當加熱完成時，結帳的作業也完成了。
 
如果在日常生活中就養成這樣的思考習慣，工作時就能立刻意識到作業的順序，並且做出適當的安排。
 

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