用蠻力不如使巧勁!
模式化工作術
不僅可以幫你快速完成繁瑣的例行事務,
還能為嚮來勞心費力的商談交涉、行銷約訪,
建立齣一勞永逸、事半功倍的萬用招數。
提早下班的高效率生活絕對不是夢想,
從今天起,你可以更愉快地擁抱工作。
堆積如山的例行事務,是否讓你疲於奔命?
工作不是意誌力大考驗,其實你可以做得更輕鬆。
透過模式化工作術,你的工作效率將發生革命性的轉變。
所謂「模式化工作術」,就是將工作的步驟加以分析、整理,製作成任何人都可以隨時用高效率完成工作的步驟說明、檢查錶或是工作指南,藉此整體的工作成果。
模式化工作術將可以為你的工作帶來……
1 效率性
隻要有範本可循,就不必每次都從零開始,也無須一再地重新迴想,工作效率自然可以提高。
2 生産力
隻需花費25%的時間就可以解決75%的例行公事,而剩餘的75%的時間則可投注在25%的高附加價值業務。
3 正確性
一旦模式化,即使忘記也沒有關係,因為記憶已經以模式的方式保存下來,隨時可以再度使用。
4非屬人性
隻要為工作訂下一定的作業模式和標準,就可以放心的把工作交給彆人,不管由誰來執行,都可以達到一樣的成果。
模式化工作術不僅可以增加效率、提高産能,還可以提升員工素質,堪稱是新時代的完美工作術。
「我忙得沒有時間……」這句話幾乎是每個現代上班族的口頭禪,然而,仔細分析之下,很容易就會發現,其實很多人都將大把的時間花在一些重覆或類似的工作上,導緻真正需要花時間思考的問題,隻能草率處理。如果可以為這些重覆的工作找到一個固定的模式,隻要遇到相同的情境,就加以套用,勢必可以大幅提高工作效率,進而,就可以將省下的時間拿來處理更棘手的問題。
在本書中,作者除瞭針對「模式工作化」的方法做瞭詳細的說明,同時,也針對許多職場經常遇到的問題提供模式化的範例。
作者簡介
信太 明(Shida Akira)
AUN顧問株式會社 董事長
一九六八年齣生於福島縣。在早稻田大學政治經濟學院求學期間,就開始參與Recruit教育資訊雜誌的企畫業務工作。一九九二年大學畢業後,進入Recruit公司。後來,曾先後任職於日本網路研究所及ABC MART,於一九九八年成立AUN顧問公司。二○○五年十一月,公司股票在東京證券交易所高增長新興股票市場(MOTHERS)上市。成為搜尋引擎行銷(SEM)的先驅者,緻力於推廣搜尋引擎最佳化(SEO)和搜尋連動型廣告(P4P)的有效性。AUN顧問公司更從二○○八年開始正式展開「全球行銷(Global marketing)」事業,提供以英語、中文為中心,支援多國語言,涵蓋創意、翻譯、行銷、媒體等業務的綜閤服務。
AUN顧問公司網站 www.auncon.co.jp/
信太明部落格「Global Thinking」www.auncon.co.jp/shida/
信太明推特 twitter.com/akirashida
譯者簡介
王蘊潔
樂在翻譯的世界,打滾十餘年仍然欲罷不能的專職譯者,曾詮釋《博士熱愛的算式》、《不毛地帶》、《洗錢》等日本重量級作傢的作品。
前言
PART 1 模式化工作術的優點
CHAPTER 1 為什麼要將工作模式化?
何謂模式?何謂模式化工作術?
模式化的益處 1「效率性」——七五%的工作都可以定型化
模式化的益處 2 「生産力」——可以專注於二五%的具附加價值工作
模式化的益處 3 「正確性」——毫無遺漏地確實完成工作
模式化的益處 4 「非屬人化」——可以把工作交給彆人處理
哪些工作應該模式化?
模式會逐漸進化
Chapter 2 工作模式化的方法
讓模式化工作術持續的祕訣
模式化在時間上具備極高的成本效益
缺乏目的的模式化將無法持續
記錄是模式化的第一步
將工作模式化的三個模式
保存模式
持續貫徹模式化工作術的方法
支援模式化工作術的 IT環境
PART 2模式化活用範例
Chapter 3 電子郵件、聯絡、傳達時的範本
使用定型書函範例,減少文書製作時間
模式化可以讓活動的事前準備與資訊共享萬無一失
電子郵件的使用方法將大幅改變上班族可運用的時間
運用信件的自動行銷術
Chapter 4 推展業務、商談時的模式
提升電話預約成功率的範本
不依賴即興迴答和經驗的電話應對劇本
初次拜訪前的檢查錶
一眼識破危險公司的範本
初次見麵也能與對方親切交談的範本
菜鳥也可以在三個月內拿到訂單的意嚮調查錶
說服、交涉的模式
製作「我的米其林」,選擇招待客戶的店傢就萬無一失
齣差時絕不失誤的範本
可以充分利用零星時間的「待辦事項清單」
Chapter 5 提升商務基礎技術的範本
用「Outlook行事曆」統一管理行程
重要的報章雜誌內容要當日建檔
用 iPhone的備忘錄功能纍積創意點子
振奮低落心情的模式
身體狀況也可以模式化管理
提升學習效率的模式
可幫你做齣決策的模式
加班增加時的檢討模式
Chapter 6 管理的模式
活化公司內部溝通的模式
提升員工乾勁的激勵模式
可以消滅集體加班的模式
會議不得多於六人,團隊也要以六人為單位
解決上司特有煩惱的模式
後記
前言
「模式化」將全麵提升你的工作成果
廣辭苑第六版對「template」(日文□□□□□□)的定義有「樣闆、型闆」等五種意思。本書中所介紹的含義,應該最接近最後一項解釋「用電腦軟體設定完畢、可以立刻套用的範本」。姑且忽略前半部分,後半部分「設定完畢、可以立刻套用的範本」,正是本書所討論的模式。
隻要模式化,就可以在短時間內準確無誤地完成任何工作。
模式化工作術不僅可以讓工作順利,也能讓生活更充實。
甚至讓你邁嚮理想的人生。
聽到我這麼說,各位讀者會相信嗎?
「我要在三十歲之前創業!」
我因為嚮往經營木材行的父親白手起傢、開創自己人生的身影,而決定有朝一日也要自己創業時,還是一個高中生。後來雖然幾經波摺,但就在即將年滿三十歲之際,我終於如願自立門戶。 AUN顧問公司從不到兩坪半的房間和一颱電腦開始起步,終於在二○○五年發行股票,在東京證交所高增長新興股票市場(MOTHERS)上市。
當然,無論對公司或是經營者來說,股票上市都不是終點。現在,我們公司在推展核心事業搜尋引擎行銷(SEM)的同時,還投入英語和中文行銷業務的市場,每天都在麵對新的挑戰。
無論是我,還是我的公司,能有今天的成績,除瞭幸運,更拜各界支持所賜。不過,自從開始接受商業雜誌等媒體的採訪後,我經常在思考一個問題,那就是「我是否有什麼獨特的方法可供其他上班族參考?」
為什麼我在學生時代明明討厭讀書,卻可以在一年之內,讓偏差值提高二十個單位?
當年在ABC MART工作時,為什麼可以創下一天賣齣兩百雙鞋的新紀錄?
為什麼我既沒有錢,也缺乏 IT相關知識,卻可以使SEO(搜尋引擎最佳化)企業迅速成長?
而且——
為什麼我每天都工作愉快,生活也很充實?
我的迴答是——
因為每一件事我都透過模式化,追求更高的效率。
我的頭腦絕對沒有比彆人聰明,大學聯考時,還曾經名落孫山。而且,我也不是那種二十四小時賣命工作的上班族。基本上,我喜歡工作,工作對我來說並不是一件苦差事,但我也重視生活。我喜歡地理、地形和地圖,也會花時間蒐集文獻資料或上網查閱相關資料,因為這是我的興趣。除此以外,我還主辦名為「CEO咖啡」的研究會,和各行各業的經營者進行交流。雖然這些都和我的工作沒有直接關係,但我一直很勇於挑戰自己感興趣的事。
就與生俱來的能力和能夠運用的時間來說,我跟各位讀者並沒有什麼差異。但是,我們之間有一個很大的不同,那就是對「效率化」的執著。
當然,沒有人會說「我不希望工作有效率」。然而,大部分人雖然希望達到效率化,但能夠實際深入追究效率化的方法並付諸行動的人, 卻少之又少。
光靠精神論並無法達到效率化,因為效率化必須憑藉科學的方法。
工作模式化就是我為瞭追求效率所實踐的方法。
如果要用一句話來定義工作模式化,那就是針對日常的所有業務製作範本,並加以靈活運用,以提升工作準確度和速度的方法。
我從學生時代,就開始思考學習方法的模式化,比起學習本身,我對思考提升學習效率的方法更加執著。如今成為經營者,這種態度仍然沒有改變,或者我應該說,和員工分享範本,看到他們業績提升,能力也獲得成長,更讓我熱衷於推動模式化。
本書將嚮各位讀者介紹模式化的相關方法。對我而言,這些方法都是我人生中不可或缺的重要資産。相信各位讀者在看完本書後,人生也一定會發生巨大的變化。
作為一名多年在職場打拼的老兵,我見證瞭工作方式的不斷演變,也嘗試過形形色色的效率提升方法。很多時候,我們都陷在“如何更快”的思維怪圈裏,卻忽略瞭“如何更聰明”的可能性。這本書恰恰點破瞭這一點,它沒有教你如何像打瞭雞血一樣地拼命,而是引導你去審視工作本身的結構和邏輯。書中關於“模式”的解讀,讓我恍然大悟,原來很多我們視為“難題”的工作,都隱藏著可以被提煉和復製的“模式”。通過學習和實踐,我能夠更有效地識彆那些能夠帶來最大産齣的“高價值模式”,並將資源傾斜於它們。同時,我也學會瞭如何將那些低效、耗時的“低價值模式”進行簡化、自動化,甚至是徹底捨棄。這種“模式化”的思維方式,不僅僅是提升瞭工作效率,更重要的是,它讓我對自己的工作擁有瞭更深的洞察力和掌控力,不再是被工作推著走,而是主動地去設計和優化自己的工作。
评分坦白說,我當初是被書名吸引的。《模式化工作術:用25%的時間完成75%的工作》這個標題,聽起來就像是為我量身定做的,我迫切地希望找到能夠讓我擺脫“996”陰影,實現工作與生活平衡的秘訣。剛開始閱讀的時候,我帶著一絲懷疑,生怕又是一本“心靈雞湯”式的讀物。然而,隨著內容的深入,我發現這本書的實際操作性遠超我的預期。它沒有空談理論,而是提供瞭非常具體的步驟和技巧,教我如何識彆工作中的“模式”,如何設計和優化這些模式,以及如何通過“模式化”來提升整體的工作效率。書中舉的例子也非常貼閤實際,讓我能夠輕鬆地將書中的方法應用到自己的日常工作中。我開始學會區分“重要而不緊急”的任務,並將其納入我的“模式”中進行處理。過去那種被動應付各種突發狀況的狀態,逐漸被一種主動規劃和掌控的局麵所取代。最讓我驚喜的是,通過運用這些方法,我發現自己的思維也變得更加清晰和有條理,不再像以前那樣容易陷入混亂。
评分這本書簡直是我的救星!長期以來,我總是感覺被工作淹沒,每天忙得團團轉,卻好像總有做不完的事情。每天下班迴傢,身心俱疲,感覺效率低下,卻又找不到問題的根源。自從我開始實踐書中提齣的“模式化工作術”,我的工作方式發生瞭翻天覆地的變化。一開始,我有點半信半疑,覺得這種“用25%的時間完成75%的工作”聽起來像是天方夜譚。但隨著我一點點地去嘗試,去運用書中的方法,我驚喜地發現,事情真的在變得不一樣。那些曾經讓我頭疼不已的重復性工作,現在被我梳理成瞭清晰的流程,很多時候隻需幾個簡單的步驟就能搞定。更重要的是,我學會瞭如何識彆那些真正有價值、能帶來長遠影響的任務,並把大部分精力集中在它們身上。以前那種“瞎忙”的狀態大大減少瞭,取而代之的是一種更有目的性、更有效率的工作節奏。我甚至開始抽齣更多時間來學習新技能,或者隻是單純地放鬆一下,這在以前是不可想象的。這本書不僅教會瞭我如何更聰明地工作,更讓我找迴瞭對生活的掌控感,那種成就感和滿足感是金錢買不到的。
评分我一直是個對效率和方法論非常感興趣的人,尤其是在信息爆炸的時代,如何高效地處理海量信息和繁雜任務,對我來說至關重要。這本書的理念讓我耳目一新,它沒有提供那些虛無縹緲的“成功秘訣”,而是深入淺齣地講解瞭一套可落地、可執行的“模式化”工作方法。我特彆欣賞書中對於“模式”的定義和拆解,它幫助我理解瞭工作中很多看起來復雜的問題,其實都可以歸結為一些可以識彆和優化的模式。通過學習書中的案例和方法,我開始審視自己的工作流程,找齣那些低效、重復、缺乏章法的環節。我嘗試著將一些工作流程標準化,減少不必要的思考和決策,把精力集中在更具創造性和戰略性的部分。這種“模式化”的思考方式,不僅體現在具體的工作任務上,也滲透到我的時間管理和項目規劃中。我現在能夠更清晰地預判任務的復雜度和所需時間,從而更好地分配資源。這不僅僅是一本關於工作方法的書,更像是一種思維的啓迪,它讓我看到瞭一種更高級、更精煉的工作哲學。
评分我一直是一個習慣性拖延的人,總是在最後一刻纔開始趕工,雖然有時也能完成,但過程中的焦慮和壓力常常讓我不堪重負。讀完這本書,我纔意識到,很多時候不是我能力不夠,而是我的工作方式存在問題。書中關於“模式化”的闡述,為我打開瞭一個全新的視角。它教會我如何將那些看似龐大、難以著手的任務,拆解成一係列可執行的、有規律的“模式”,然後通過重復和優化這些模式來逐步完成工作。這種方法讓我不再感到無從下手,而是能夠一步一個腳印地前進。我開始嘗試將我的學習和項目管理也“模式化”,為不同的任務類型設定固定的流程和檢查點。令人欣喜的是,這種改變帶來的不僅僅是效率的提升,更重要的是,我內心的焦慮感大大減弱瞭,取而代之的是一種更穩定的、有節奏感的工作狀態。這本書就像是一個貼心的嚮導,它用一種溫和而堅定的方式,幫助我找到瞭剋服拖延、提升效率的有效途徑。
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