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　　‧還在猛按電子計算機，算出業績與成本？
　　‧想呈現產品市占率……，卻不會用圓餅圖凸顯結果？
　　‧部屬交出的報表檔案多，無法整合仔細確認？

　　如果有以上煩惱，你得學超實用的Excel函數、數據分析、巨集……等技巧。
　　不論你是業務、行銷還是財會人員，也不論你是一般員工還是管理者，只要按照本書的解說，20分鐘就能完成原本1小時的工作！

　　★90%的管理者都不擅長Excel，導致……
　　作者林學長期指導「IT商務應用」的專業培訓課程，發現一般工作者及管理者是否具備Excel技能，在專業表現與職涯發展上會出現明顯差距。這是因為Excel能解決業務量過多、對數字不拿手、報告抓不到重點……等各種問題，消除90%管理上的煩惱。

　　然而，你很難從學校或教育訓練的課堂上學會這些方法，所以作者精選職場上最實用的54個Excel技巧，透過詳細的圖解和說明，讓你按部就班地學會如何掌握數字、做出一目瞭然的圖表和資料、提出說服力倍增的分析與簡報、管理自身或團隊的進度……。

　　如此一來，你就能有效率地解決龐雜事務，更能提升個人成果與團隊績效。因此，讓我們開始實務操作吧！

　　★學校沒教，如何讓Excel幫你製作各種報表！
　　你可以運用彙整、計算的功能，消化掉不斷湧來、堆得像小山的各種報表。    
　　‧幾個部屬每日提交業務報告，如何立刻彙整成一個檔案？
　　‧猛按計算機，加總年度業績金額？寫出算式讓電腦代勞。
　　‧製作日程表時，逐一輸入日期很費工夫，該怎麼辦？
　　‧活用「貫穿加總」，不必變更格式，還能跨檔案加總數字。

　　★學校沒教，如何讓Excel幫你用函數分析數字與資料！
　　你可以設定函數，並透過比較、篩選，看穿癥結、擬出改善方案。
　　‧想看出營收變化，先統一數據資料的格式才方便做比較。
　　‧如何使用COUNTA函數、COUNTIF函數，篩選與分析業績？
　　‧從部屬過往的銷售額、接單率、接單額，找出他的KPI。
　　‧想計算所有成員一個月內訪問客戶的次數？你的絕佳幫手是……

　　★學校沒教，如何讓Excel幫你凸顯業績表現！
　　你可以用簡報強調差異，激勵團隊成員或部門員工，讓他們自動自發。
　　‧用長條圖和排名表，哪個方式能刺激業績吊車尾的人？
　　‧長條圖、折線圖、圓餅圖……，如何針對需要選用合適圖表？
　　‧向上司或顧客做簡報，怎麼用圖表顯示出與別人的不同？
　　‧活用「註解」功能給予回饋，提醒部屬：「主管有在看！」

　　★學校沒教，如何讓Excel幫你節省工作時間！
　　你可以用各種功能鍵，節省點擊、選取、在鍵盤與滑鼠間來回移動的時間。
　　‧想同時打開並列印不同月份的報表，按哪些快速鍵最方便？
　　‧用「Ctrl」搭配不同按鍵，你就能快速儲存、回復、搜尋資料！
　　‧想修改資料，卻覆蓋掉後面的文字？天啊，這是什麼魔法？
　　還有，一鍵將檔案「插入註解」、迅速調整圖表和文字等多種秘訣……

本書特色

　　‧54招學校老師沒教的Excel技巧，幫你縮短工作時間！
　　‧全圖解一步步解說操作竅門，讓你看圖就能立刻上手！

名人推薦

　　卡米爾數據專案經理 彭其捷
　　資深會計人、《會計人的Excel小教室》作者 贊贊小屋




 

作者簡介

林學（Hayashi Manabu）

　　資訊科技撰稿人。大學畢業後，累積五年上班族資歷，再擔任電腦雜誌編輯、主編，然後獨立創業。

　　目前致力為一般上班族、管理者和經營者，舉辦研討會、培訓和演講，內容從IT商務應用、職場電腦應用，到業務、行銷和風險管理等商務技巧。活用上班族時期的經驗，從第一線的角度提供可具體實踐、淺顯易懂的指導，廣受好評。

　　另外，在許多電腦及IT商務雜誌刊載文章，也為《日本經濟新聞》和《週刊鑽石》等媒體撰稿。著作有《Excel & Word的118個超省時技巧》、《苦惱時的電腦複習小學堂》等。

譯者簡介

李友君

　　日文專職譯者，譯作領域以實用書籍和科普短文為主。期盼能夠透過一己之力，讓更多人體會到學問的奧妙之處。
　　譯有《基本面一哥教你財報分析課》、《用數字做決策的思考術》、《企業改造》、《科學素養》等書。
 

前言　學校教的Excel，為何到社會後派不上用場？關鍵是活用
 
Chapter 1  把數字變圖表，部屬有目標、老闆很放心！
1. Excel能幫助你什麼？
無法出人頭地的管理者，共通弱點是……
確認日報表，是管理團隊的第一步
為何Excel技能太弱，會造成效率開倒車？
擅長Excel，就能立刻改善團隊績效
優秀領導者都用日報表，匯集管理所需的資訊
 
2. 你的數字力強嗎？
具備數字力與不具備的人，工作上有兩大差異
 
3. 能否用圖表來說話？
展示圖表，比羅列數據更能激發工作幹勁
為何管理作業進度，總是卡卡不順利？
建立工作機制，能讓團隊節省一半的時間
Excel辦得到的事，最好交給Excel處理
管理者的3大任務，都可以用Excel達成
 
Chapter 2  Excel複習課，喚起學校教的片斷記憶！
1. 複習Excel的基本操作
Excel是最方便的商務試算表軟體
想加速不必靠滑鼠，按一鍵打開所有選取檔案
【技巧1】透過Tab鍵，切換現用視窗
【技巧2】搭配不同的快速鍵，一口氣關閉檔案
 
2. 複習Excel的主要畫面
先記住Office畫面中各部位的名稱
捲動工作表有妙招，用鍵盤按鍵提升速度
【技巧3】文字太大或太小？用滑鼠調高顯示倍率
 
3. 操作時突然卡卡，可能是不小心……
數字鍵突然失靈，很可能是誤觸NumLock鍵
修改資料後，為何文字竟然消失不見？
 
Chapter 3  Excel進階課，分析資料、解決工作難題！
1. 會函數與製表嗎？Step by Step讓你秒懂！
想掌握狀況和變化，從解讀Excel資料開始
固定數據的位數，表格便能一目瞭然
【技巧4】數字越小越簡單，比較時更淺顯易懂
【技巧5】用「COUNTA函數」，數值或文字資料都可計算
【技巧6】用「COUNTIF函數」，改善降價比率和部門工作
【技巧7】哪些訂單降價20%？這樣做馬上找到符合條件的資料
 
2. 會分析數字與資料嗎？即使KPI也難不倒你！
找出關鍵績效指標KPI，是領導者的責任
設定目標前，先擬定假說並確認問題癥結
【技巧8】將各種資料化為圖表，業績趨勢看透透
想算出各種指標，只要會加減乘除就夠了！
【技巧9】用Excel幫你計算，從操作「＋」、「—」鍵開始
【技巧10】想隨意插入欄或列，快速鍵比滑鼠更快
【技巧11】寫公式的基本功，就是熟悉相對與絕對參照
用「AVERAGE函數」求出平均值，得注意空白儲存格
【技巧12】計算中位數來代替平均值，你比別人多一招
解決問題不能紙上談兵，需要根據數字拿出方法
 
Chapter 4  Excel其他應用，管理時間進度與細節！
1. 檔案到底在哪裡？2訣竅快速完成超方便！
檔案管理有2訣竅，能避免要用時找不到
【技巧13】按快速鍵加上滑鼠拖放標籤，一次複製完畢
【技巧14】將工作表彙整成一個檔案，釋放桌面空間
 
2. 數字容易算錯？「貫穿加總」省下運算的麻煩！
【技巧15】小心！傻傻複製貼上，數值資料容易出錯
【技巧16】除了數值和算式，單字和字串也能貼入Excel
【技巧17】儲存格的參照，放在其他的工作表也沒關係
【技巧18】用「貫穿加總」功能，算出多個檔案儲存格的總和
 
3. 進度拖延怎麼辦？雲端共用表單，誰也跑不掉！
不想交貨延誤、弄錯產品規格，就得確實管理專案
建立團隊共用的進度表，能減少部屬耗費的時間
【技巧19】填寫進度日期，用「自動填滿」功能最省力
【技巧20 & 21】為了防止錯誤，進度表還要放入星期幾
一元化整合不同專案的進度，能確實遵守deadline
【技巧22 & 23】用「篩選」功能，以顏色或數字排列輕重緩急
 
Chapter 5  一流主管擅長用Excel做簡報，你呢？
1. 數據轉化為圖表，激發團隊成員的企圖心！
讓團隊成績看得見，能瞬間推動部屬積極衝刺
根據「想傳達內容」，使用不同特色的圖表
【技巧24】距離目標還有多遠？利用折線圖和散佈圖
 
2. 4技巧讓圖表充滿說服力，向上、向下管理一把抓！
活用圖表強調重點，能準確傳達真實狀況
【技巧25】變更軸刻度，凸顯數據的差異
【技巧26】畫「折線圖」，不必打開層層選單就加粗線條
【技巧27】畫「長條圖」，靠滑鼠右鍵來改變顏色與粗細
【技巧28】畫「圓餅圖」，將想強調的部份分離出來
 
3. 善用Excel的互動與註解，追蹤團隊成效！
報告並非收到看完就好，還要給予回饋
雙向溝通的關鍵在於，讓部屬知道「主管有在看」
用「註解」功能，再忙也能分享資訊提供建議
 
Chapter 6  圖解學會Excel關鍵按鈕，效率提高100%！
【技巧29】按一鍵將檔案「覆寫儲存」
【技巧30】按一鍵將檔案「另存新檔」
【技巧31】解決當機與「沒有回應」
【技巧32】讓操作錯誤瞬間回復原狀
【技巧33】立刻顯示儲存格的格式視窗
【技巧34】在儲存格設計選項選單
【技巧35】一口氣在許多儲存格中輸入資料
【技巧36】按一鍵將檔案「文字加粗」
【技巧37】將儲存格的格式轉換成百分比
【技巧38】不用滑鼠就能捲動工作表
【技巧39】迅速切換相同檔案的工作表
【技巧40】「凍結窗格」能讓項目欄保持顯示
【技巧41】快速搜尋工作表內的關鍵字
【技巧42】同時修改指定的詞彙
【技巧43】一再「複製貼上」多種算式和字串
【技巧44】如何「橫向貼上」縱向的資料？
【技巧45】立刻接續編輯儲存格內的資料
【技巧46】一次輸入加總的SUM函數
【技巧47】神速變更資料順序，或進行複製
【技巧48】用「時間計算」功能，正確管理工時
【技巧49】自動計算「經過天數」和「剩餘天數」
【技巧50】切換整頁模式，能看到列印出的模樣
【技巧51】一次調整儲存格的欄寬與列高
【技巧52】文字量過多時，怎樣容納在儲存格內？
【技巧53】按一鍵將檔案「插入註解」
【技巧54】快速調整圖表文字的大小
 

Chapter 1　把數字變圖表，部屬有目標、老闆很放心！
 
１. Excel能幫助你什麼？
 
（事業部會議當中）
 
事業部長：聽說目標達成率低於天數消化率，這樣真的能達成目標嗎？
 
無能課長：是的，部屬也在做最後衝刺，無論如何都會設法達成目標。
 
能幹課長：假如將幾乎確定會下訂單的預估營業額算進去，距離目標還差一千七百萬日圓。此外，本期預估可能下訂單的個案有十二件，只要有七件成交就能達成目標。雖然不能掉以輕心，但我會努力。
 
事業部長：嗯，我知道了。加油吧。
 
▓無法出人頭地的管理者，共通弱點是……
 
現在，越來越多的管理者身兼事務工作和管理責任，但首要工作仍然是管理團隊。姑且不論是否需要凡事親力親為，公司和高階主管都會要求團隊或部門管理者必須率領部屬，完成一個人難以達成的重大目標。
 
不過，現實中有許多人認為：「自己的事情已經夠忙了，實在無暇照應部屬」、「假如自己不能提高營業額，根本無法達成營業所的目標」。然而：
 
・Ａ營業所大半的營業額來自營業所所長，且衝出相當高的業績。
 
・Ｂ營業所的業績雖然比Ａ營業所低，但是多數營業額來自部屬的戰力。
 
這種情況下，各位認為哪一位營業所所長會先升遷呢？不用我說，各位都會認為是Ｂ營業所所長。Ａ營業所所長身為工作者的表現或許比較優秀，不過公司和高階主管對於團隊或部門管理者的要求，應該是盡到統率團隊的責任。
 
實際上，我曾經聽過某位老客戶的社長，在新任管理者培訓研習中，對學員說：「公司培訓管理者的著眼點，在於可以把幾名員工交給這個人。假如他能管理兩、三個人，我們將提拔他成為主任或團隊領導者。假如他能管理十個人，則提拔為課長。假如他能管理五十個人，則提拔為部長。組織是依照這個原理，才得以運作。」我也認為確實如此。
 
話雖如此，世界上還是有許多人為了達成公司分派給部門的目標，只憑一己之力拚命工作，而不願依靠團隊。即使可以達成當期目標，也不可能永遠持續用這樣的方式工作。
 
如果不是萬不得已的狀況，例如：「公司經營狀況嚴峻，沒達成目標就會破產」，或是「公司奉行實績主義，員工無法達成目標會立刻被降職」等，應該先徹底奠定管理基礎，就算是錯過眼前的目標，也不是什麼大問題。即使管理者的評價在此時下滑，但在業績反彈後，評價反而會上升。

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